Perbedaan Microsoft Access dan Excel

A.    Pengertian

•    Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.
•    Microsoft Excel adalah sebuah aplikasi dari microsoft office yang digunakan sebagai pengolah kata dan angka, aplikasi sehari‐hari biasanya digunakan untuk perhitungan akuntansi sederhana, dan perhitungan riset sederhana.


B.    Type Data

a.    Microsoft Access
•    Tipe Data Field
Field-field dalam sebuah tabel haruslah ditentukan tipe datanya agar Access mengetahui bagaimana agar data tersebut dapat diolah dan memperlakukan data dalam field itu. Oleh karena itu sangat penting bagi kita untuk memahami berbagai tipe data field yang ada. Bahkan pengetahuan mengenai hal ini akan bermanfaat ketika Anda merancang berbagai macam tabel dalam sebuah database.
•    Text
Ini adalah tipe data yang paling umum digunakan. Tipe data ini bisa digunakan untuk field alfanumeric, seperti nama, alamat, kode pos, nomor telepon dan sebagainya. Microsoft Access memberi keleluasaan bagi Anda untuk memasukkan data sampai 255 karakter ke field dengan tipe data ini.
•    Memo
Tipe data ini mirip dengan teks, tetapi bisa menampung sampai dengan 64.000 karakter. Tipe data text lebih sering dugunakan karena memo tidak bisa diurutkan atau diindeks.
•    Number
Tipe data ini digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk perhitungan matematis. Anda tidak menggunakan tipe data ini untuk nomor telepon, misalnya, karena nomor telepon tidak perlu diproses secara matematis.
•    Date/Time
Tipe data ini digunakan untuk nilai tanggal dan waktu. Misalnya, Anda bisa menggunakan tipe data ini untuk tanggal lahir atau tanggal pembelian.
•    Currency
Tipe data ini terutama digunakan untuk nilai mata uang. Tetapi, Anda juga bisa menyertakan data numeric dalam perhitungan yang memerlukan satu sampai empat angka desimal. Tipe data ini, misalnya, bisa digunakan untuk nilai pembelian atau ongkos pengantaran.
•    Auto Number
Ini adalah angka yang secara otomatis akan terurut atau angka acak yang ditetapkan Microsoft Access untuk record baru yang ditambahkan ke sebuah tabel. Field AutoNumber tidak bisa diedit. Oleh karena itu jenis data ini digunakan untuk field yang harus unik, artinya tidak boleh ada nilai yang sama untuk field ini. Sebagai contoh Anda bisa menggunakan tipe data ini untuk NIM, NIP, KARPEG atau Nomor Induk Siswa.
•    Yes/No
Tipe data ini hanya bisa mempunyai dua nilai yaitu Yes atau No. Data ini digunakan untuk field yang hanya mempunyai dua nilai. Misalnya, sebuah tabel yang berisi informasi mengenai karyawan bisa menggunakan tipe data ini untuk field status perkawinan di mana hanya memiliki dua nilai yaitu Ya atau Tidak.
•    OLE Object
Tipe data ini digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara. Misalnya, Anda bisa menggunakan tipe data ini untuk menyimpan gambar bitmap (foto) karyawan dalam tabel Karyawan. Meskipun file bitmap yang digunakan disimpan dalam tabel, tetapi file bitmap ini hanya bisa ditampilkan dalam form atau report.
•    Hyperlink
Ini merupakan gabungan dari teks dan bilangan yang disimpan sebagai teks dan digunakan sebagai alamat hyperlink. Hyperlink digunakan untuk menyimpan pointer ke sebuah situs web atau path ke sebuah file di harddisk. Bila Anda mengklik sebuah hyperlink, Microsoft Access akan mencoba membuka file tersebut dalam aplikasi asli file yang bersangkutan.
•    Lookup Wizard
Bila Anda menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, Anda bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam sebuah kotak daftar atau kotak combo.

b.    Microsoft Excel
•    Data Angka (numeric)
Data angka adalah data yang biasanya digunakan untuk operasi perhitungan, Data angka dapat berupa angka 0 sampai dengan 9, +, -, =, $, dan (…). Contoh : 20000, +20000, -20000, = 20000, $20000, (20000). Data tersebut setelah diketik pada lembar kerja excel, akan tampak seperti dibawah ini. Apabila angka diawali tanda – atau terletak pada tanda kurung akan menghasilkan nilai negatif. Apabilan diawali dengan tanda = atau + akan menghasilkan nilai positif. Sedangkan jika diawali dengan tanda $ akan menghasilkan nilai dengan format currency (nilai mata uang) dengan disisipi tanda koma.
•    Data Teks/Label
Data teks/label merupakan data umum, seperti pada aplikasi pengolah kata. Data ini tidak akan dapat dihitung. Data ini diawali alfabet (a-Z), karakter selain data angka, dan alphanumeric(gabungan angka dan teks). Perbedaan antara data teks dan angka terletak pada perataan teksnya. Pada teks data akan merapat ke kiri, sedangkan pada numerik data akan merapat ke kanan.
•    Data Tanggal (date)
Data tanggal hanya berlaku untuk jenis tanggal yang menggunakan pemisah garis miring (/) atau menggunakan tanda minus(-) sebagai pemisah antara tanggal, bulan, dan tahun. Misalnya, 5/4/1974 bisa saja berarti 5 April 1974 atau 4 Mei 1974, tergantung format regional yang berlaku dalam excel. Secara default berlaku format bulan/tanggal.tahun. Namun, apabila anda menulis data dengan pemisah minus, misal 5-apr-1974, sudah pastitanggal tersebut 5 april 1974.  Bila ditulis 5-4-1974, akan berubah menjadi 4/5/1974.
•    Data Waktu (date)
Data waktu biasanya ditampilkan dalam bentuk jam. Sistem waktu yang digunakan adalah 12 jam sehingga pada akhir pengetikan waktu ditambajkan huruf a untuk AM dan PEMINJAM untuk PM. Misalnya 10:30 pagi maka pengetikannya 10:30 a, sedangkan 10:30 malam diketik 10:30 PEMINJAM atau diketik dengan format 24 jam, yaitu 22:30
•    Fungsi
Fungsi adalah suatu data pada microsoft excel yang membantu dalam perhitungan.Suatu fungsi bisa menghemat kita dalam menyelesaikan perhitungan yang sama dan berulang-ulang seperti mencari hasil perhitungan yang sama setiap kolom atau baris atau mencari nilai dari data tertinggi yang dimiliki suatu deretan sel kolom atau baris. Selain itu terdapat fungsi logika yang dapat membantu pengambilan keputusan.
•    Rumus(Formula)
Rumus adalah perhitungan yang dibuat oleh pengguna microsoft excel dengan tujuan tertentu. Rumus harus diawali dengan tanda ‘=’, ’ +’, atau ‘-‘ dan dapat berisi data label, numeric, maupun fungsi.

C.    Fitur

a.    Microsoft Acces :
•    Menggunakan bahasa pemograman Sructured Query Language(SQL), query dapat dilihat dan disunting sebagai statemen-statemen SQL, dan statemen SQL dapat digunakan secara langsung di dalam Macro dan VBA Module untuk secara langsung memanipulasi tabel data dalam Access. Sehingga para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi objek.
•    Mengandung  kode yang dapat dieksekusi ketika terjadi sebuah perubahan terhadap table basis data, seperti halnya trigger, selama modifikasi dilakukan hanya dengan menggunakan form tersebut, dan merupakan sesuatu hal yang umum untuk menggunakan kueri yang akan diteruskan (pass-through dan teknik lainnya di dalam Access untuk menjalankan stored procedure di dalam RDBMS yang mendukungnya.
•    Dalam berkas Access Database Project (ADP) yang didukung oleh Microsoft Access 2000 dan fitur-fitur yang berkaitan dengan basis data berbeda dari versi format / struktur data yang digunakan Access (*.MDB), memungkin pengguna bisa membuat hampir semua objek di dalam server yang menjalankan mesin basis data tersebut (tabel basis data dengan constraints dan trigger, view, stored procedure, dan UDF).


b.    Microsoft Excel
•    Memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif yang menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program computer yang popular yang digunakan di dalam computer mikro.
•    Merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS.

D.    Keunggulan

a.    Microsoft Acces
•    Menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.
•    Jika dilihat dari perspektif programmer, kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL). Sehingga para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi objek.
•    Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena semua tabel basis data, kueri, form, dan report disimpan di dalam berkas basis data miliknya (*.MDB).
•    Untuk membuat Query, Access menggunakan Query Design Grid, sebuah program berbasis grafis yang mengizinkan para penggunanya untuk membuat query tanpa harus mengetahui bahasa pemrograman SQL.

b.    Microsoft Excel
•    Sel disusun dalam baris dan kolom, serta mengandung data atau formula dengan berisi referensi absolut atau referensi relatif terhadap sel lainnya.
•   Excel merupakan program spreadsheet pertama yang mengizinkan pengguna untuk mendefinisikan bagaimana tampilan dari spreadsheet yang mereka sunting: font, atribut karakter, dan tampilan setiap sel.
•    Menawarkan penghitungan kembali terhadap sel-sel secara cerdas, di mana hanya sel yang berkaitan dengan sel tersebut saja yang akan diperbarui nilanya (di mana program-program spreadsheet lainnya akan menghitung ulang keseluruhan data atau menunggu perintah khusus dari pengguna).
•    Excel memiliki fitur pengolahan grafik yang sangat baik.
•   Excel memiliki bahasa pemrograman Visual Basic for Applications (VBA), yang dapat menambahkan kemampuan Excel untuk melakukan automatisasi di dalam Excel dan juga menambahkan fungsi-fungsi yang dapat didefinisikan oleh pengguna (user-defined functions / UDF) untuk digunakan di dalam worksheet.
•   Memiliki  integrated development environment (IDE) untuk bahasa VBA untuk Excel, sehingga memudahkan programmer untuk melakukan pembuatan program buatannya.
•    Excel dapat merekam semua yang dilakukan oleh pengguna untuk menjadi macro, sehingga mampu melakukan automatisasi beberapa tugas.
•   VBA mengizinkan pembuatan form dan kontrol yang terdapat di dalam worksheet untuk dapat berkomunikasi dengan penggunanya. Bahasa VBA juga mendukung  penggunaan DLL ActiveX/COM, meski tidak dapat membuatnya. Versi VBA selanjutnya menambahkan dukungan terhadap class modulesehingga mengizinkan penggunaan teknik pemrograman berorientasi objek dalam VBA.

E.    Kekurangan

a.    Microsoft Acces
•  Jika diakses melalui jaringan, aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server.
•   pada ukuran basis data melebihi 700 megabytesering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte).

b.    Microsoft Excel
•   Fungsi automatisasi yang disediakan oleh VBA menjadikan Excel sebagai sebuah target virus-virus macro.